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科學嚴謹,一絲不茍,實現科技檔案的信息化 ——新能源光伏項目檔案工作紀實

日期:2021-06-17
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近幾年,隨著黃河水電公司新能源產業的蓬勃發展,新能源建設分公司工程建設規模逐步擴大,工程建設任務也不斷增加,單項從開始的200兆瓦逐步增加到320兆瓦、530兆瓦、1000兆瓦直到目前的海南州外送基地電源項目2200兆瓦、4座匯集站,裝機量一路飆升,工程量逐年增加,創工程建設最高紀錄。

2021年3月30日,海南州新能源區域管理中心會議室,一陣熱烈的掌聲,檔案驗收組宣布:海南州特高壓外送基地電源項目及基礎設施項目科技檔案通過驗收。至此,特高壓外送基地電源項目光伏發電1至5標段和基礎設施工程330千伏3座匯集站科技檔案全部驗收完畢,標志著該項目建設完美收官。

加強組織領導,增強檔案管理意識

海南州特高壓外送基地電源項目及基礎設施項目是國家能源局和青海省的重點工程,在建設能源大省和光伏發電領域有著及其重要的意義。自項目開工起,黃河公司檔案中心高度重視,組織召開新能源項目檔案管理座談會,宣貫《黃河公司檔案中心直管新能源項目檔案工作方案》,并對各單位新能源項目檔案管理存在的問題進行了指導和協調。新能源項目檔案黃河公司統管、建設單位直管、各單建單位齊心協力實施的管理管理方式逐步形成。按照檔案管理“四同步”的要求,新能源建設分公司加緊部署,從公司層面成立了項目檔案管理組織機構,分公司總經理為項目檔案管理第一責任人、副總經理為檔案分管領導,歸口綜合管理部,實行統一領導、統一管理,并建立了項目檔案管理網絡,各參建單位職責明確、密切配合、分工協作,認真完成各自職責范圍和合同規定的工程檔案的形成、積累、整理和歸檔工作,確保建設期工程檔案的完整性、準確性、系統性、有效性、規范性。特高壓項目裝機量大,工程設備數量大,施工單位多,很顯然工作量也就大,但是檔案管理人員不辭辛苦,和惡劣的自然環境抗爭,堅持穿梭在各參建單位的施工現場,過程中做好檔案分類大綱宣貫、開展技術交底、組織紫光系統錄入培訓、不定期指導施工單位及時做好文件材料收集和整理等工作,確保了項目檔案各項工作正常開展。

技術支持,增添檔案管理的信心

項目建設過程中,黃河公司檔案中心分別在西寧和共和地區組織各參建單位技術人員、檔案管理人員開展新能源項目檔案管理知識培訓,不斷提高項目檔案人員技術能力,為高質量完成項目檔案整編奠定了基礎。黃河公司檔案中心對各項目檔案分類大綱反復研究,仔細琢磨,并征求基層檔案管理人員的意見,經過努力,制定出了科學系統的項目檔案分類大綱,進一步為項目建設期工程檔案的完整性、準確性、系統性、有效性和規范性做實功底。

在特高壓外送基地電源項目及新能源基地基礎設施項目檔案整理過程中,黃河公司檔案中心高度重視,認真組織、精心策劃,開展項目現場檔案專項檢查10余次,并及時印發了檢查通報。新能源建設分公司檔案管理人員每周深入參建單位了解文件材料收集整理情況,及時傳達檔案中心對檔案管理的意見建議,對共性問題進行分類,開展集中輔導解決,通過檢查和技術交底,對各單位檔案人員配備、整編情況、存在問題和歸檔情況進行通報,及時解決了檔案整編過程中存在的問題。

措施得力,確保檔案與工程同步進行

為保證項目工程檔案的齊全、完整、準確和系統,黃河公司檔案中心及新能源建設分公司采取了一系列的過程控制措施,確保項目檔案形成、積累和管理與工程建設同步進行。

建立了由新能源建設分公司工程項目中心項目負責人、綜合部檔案人員、各參建單位檔案人員組成的工程檔案管理群組,開展檔案整編技術溝通交流,及時反饋和解答各參建單位在文件材料收集、組立卷等方面出現的問題。

為進一步提高檔案管理的實用性,新能源建設分公司總結以往各項目檔案管理的經驗和常見問題,制定并向全體參建單位印發了《新能源工程建設分公司工程檔案整編指導手冊》,明確各參建單位檔案管理職責、整編進度和質量要求,對重點事項和常出現的問題加以強調,避免了同類問題重復出現,文件材料整編效率大大提高。

嚴格審核把關程序,各參建單位形成文件材料在歸檔前需通過施工單位自檢、監理單位審核、建設單位驗收三級核查程序,驗收合格后,建設、監理、施工、新能源建設分公司檔案人員在《項目檔案交接簽證表》上簽署驗收意見并完成歸檔。

及時開展檔案管理信息系統培訓,各參建單位利用離線客戶端進行錄入、掛接電子檔案,將檔案整編所用的軟封面、卷內目錄、案卷目錄、簽字頁、備考表均從離線系統導出,保證了格式統一。

凸顯亮點,成為檔案管理的新坐標

在特高壓外送電源項目檔案管理及整編過程中,受黃河公司檔案中心培訓和指導,檔案管理工作有了創新的突破,凸顯了許多新亮點,得到了集團公司檔案驗收專家組的高度肯定和一致好評。

首先,在開工前對光伏發電工程安全管理、全過程質量控制進行研究的基礎上,研究和開發數字化管理系統,以國家現行標準規范、工藝圖冊為基本,開工前研究制定安全管控的安全檢查表單、通報、違章影像抓取、安全方案審批流程等管理程序、規則及格式,研究制定全過程質量控制的工程驗收范圍、分部分項工程驗收表單、試驗等內容及格式等,將設計、監理、施工及物資等單位納入項目管理系統,項目管理人員采用手機或ipad就能實現方案審批、現場影像上傳、工程驗收等工作,竣工后調取系統資料,項目檔案自動形成,確保了項目檔案完整、真實和系統。

其次,結合創優,確定項目檔案管理目標,明確檔案歸檔標準,立卷方法、文字、圖片與電子版檔案要求,嚴格按照集團公司有關工程檔案歸檔規定,確保檔案資料的真實性、有效性及完整性。

第三,為保證檔案工作過程中的可控性及效率,確保與工程進度保持一致,對檔案工作重要環節進行了檔案工作記錄。

第四,引進先進的檔案管理系統,向各參建單位提供了離線客戶端軟件,提高了檔案歸檔效率。

在黃河公司檔案中心的正確指導和新能源建設分公司努力下,通過建立科學合理的管理體系和管理機制,充分發揮了建設單位的核心主導作用,推進了檔案管理體質和技術的創新。海南州特高壓外送基地電源配置項目及新能源基地基礎設施項目科技檔案資料收集完整有效,所有組檔案卷全部入庫,歸檔工作完美收官。項目檔案順利通過驗收,歸功于領導重視,檔案中心的指導和各參建單位的緊密協作配合。新能源建設分公司將把本次驗收作為新的起點,認真總結經驗,提升檔案管理水平,更好地為公司的建設發展服務。

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